ثبت شرکت سند رسمی یا سند عادی

توضیحات تکمیلی در خصوص ثبت شرکت سند رسمی یا سند عادی می باشد؟

یکی از مباحث حقوق شناسی ثبت شرکت ها در تنظیم و آثار اسناد مربوطه می باشد. اسناد تنظیم شده در مراجع ثبت شرکت ها سند رسمی محسوب می شوند و یا سند عادی می باشند؟ ازمنظر قانون مدنی اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا نزد سایر مامورین رسمی و در حدود صلاحیت  آن ها و برطبق مقررات قانونی، تنظیم شده باشد رسمی است و مفاد سند در صورتی معتبر است که مخالف قوانین و مقررات نباشد. برابر تعاریف مذکور سند رسمی، نوشته ای است رسمی  که دلالت بر وجود حقی به نفع یک شخص می کند(ثبوت حق)و در صورت لزوم خود این نوشته می تواند حق موضوع آن را بدون این که نیاز به دلیل دیگری باشد اثبات نماید(اثبات حق) بنابراین ثبت سند یعنی انجام اعمالی که به حق جنبه رسمی می دهد و شامل دو عمل است، یکی تنظیم سند و دیگری ثبت سند. با لحاظ ماده ۱۶ آیین نامه دفاتر اسناد رسمی که مقرر می دارد: هیچ سندی را نمی توان تنظیم و در دفتر اسناد رسمی ثبت نمود مگرآن که موافق با مقررات قانون باشد. پس، تنظیم سند، مقدمه ثبت سند است و ثبت سند در دفتر رسمی انجام می شود. بحثی که در این خصوص مطرح می باشد این است که مراجع ثبت شرکت ها، صورتجلسات تاسیس و یا تغییرات را تنظیم می نمایند بلکه تنظیم صورتجلسات و اساسنامه برعهده ارکان شرکت از جمله مجامع عمومی و یا هیات مدیره می باشد و مرجع ثبت شرکت ها صرفا اظهارات ارائه شده را اعلام می نماید. همان طور که بیان شد برطبق بند یک ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی یکی از مراجع صدور اسناد رسمی اداره ثبت اسناد و املاک است که یکی از وظایف ادارات مذکور ثبت انواع شرکت های تجارتی می باشد. برطبق ماده ۹اصلاحی طرح اصلاحی آیین نامه  ثبت شرکت ها مصوب ۱۳۸۶ مراجع ثبت شرکت ها در ثبت شرکتنامه قائم مقام دفاتر اسناد رسمی می باشند. لذا به نظر می رسد اسناد عادی تنظیمی شرکت( صورتجلسات تاسیس و تغییرات و اساسنامه و اظهار نامه و تقاضانامه) پس از خوداظهاری و رعایت تشریفات قانونی و لذا ثبت نزد مرجع ثبت شرکت ها اعتبار رسمی را پیدا می نماید.

البته این نکته حائز اهمیت می باشد که در ثبت شرکت و صدور سند رسمی، ثبت عینی، یعنی معاینه محل و یا نظارت، حضور و مراجعه در جلسات شرکت جهت تحقیق و بررسی عینی مستندات ارائه شده توسط اداره ثبت محل صورت نمی پذیرد و لذا از این لحاظ ثبت شرکت ها  با ثبت املاک متفاوت می باشد که در ثبت املاک نمایندگان و یا نقشه بردار به نحوی به محل مراجعه و مراتب حدود اربعه ملک مورد ارزیابی  قرار می گیرد و ثبت در حوزه املاک ثبت عینی تلقی می گردد لکن ثبت اسناد در حوزه ثبت شرکت ها غیرعینی می باشد.

انواع روش ثبت شرکت های تجاری :

همچنین روش ثبت شرکت های تجارتی با روش ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی متفاوت است. دفاتر اسناد رسمی مکلفند هویت،اهلیت و قصد طرفین معامله را مستقیما احراز  نموده و آنگاه خواسته مورد ظنر متعاملین را که ممکن است به صورت کتبی یا شفاهی ابراز شود، پس از مطابقت با قانون در دفتر مخصوص ثبت نمایند . اما، مرجع ثبت شرکت ها صرفا آن چه را که طی اسناد عادی به این مرجع اعلام می گردد، ثبت می نمایند.

همچنین در ثبت شرکت ها همانند ثبت در دفاتر اسناد رسمی مراتب مفاد و مندرجات سند مورد استناد متقاضی و شهور قرار نمی گیرد. در ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی، معمولا برای تنظیم سند دو اثر مترتب می باشد یک حضور شاهدان  و متقاضی در محل تنظیم سند و همچنین امضاء اسناد توسط ذی سمت. اسناد هم اعتبار ادله شهادت را داشته و هم به عنوان اقرار تلقی می گردد. در حالی که در ثبت شرکت در ادارات ثبت شرکت ها هیچ شاهدی حضور نداشته و صرفا دارنده حق امضاء اقرار می نماید که ثبت با سندبرابر است لذا از این جهت نیز بین اسناد رسمی و اسناد تنظیمی نزد مراجع ثبت شرکت ها تفاوت وجود دارد.

هرچند که برای تنظیم سند ثبت شرکت ها هر گونه  اظهارات ثبتی و صورتجلسات می بایستی با رعایت شرایط ماهوی و شکلی صورت پذیرد که برعهده متقاضی می باشد، لکن پس از ارائه صورتجلسات به مراجع ثبتی صرفا رعایت تشریفات قانونی و ثبتی برای متصدیان ثبت کفایت موضوع را می نماید و در صورت مغایرت و ارائه مطالب خلاف واقع هر ذی نفع می تواند از مراجع ذی صلاح ابطال آن را درخواست نماید.

یکی از نکات قابل تامل این است که چرا به اسناد ثبت شرکت ها آگهی ثبتی می گویند؟ چرا که این نگرش و استفاده از عنوان آگهی برای اسناد ثبت شرکت ها نوعی تشابه  با آگهی های ثبتی حوزه املاک از جمله آگهی تحدید حدود و آگهی های نوبتی  می باشد که این دسته از آگهی ها، سند رسمی به معنی خاص تلقی نمی گردد. تنها دلیلی که ممکن است موجب گردد به اسناد ثبت شرکت ها آگهی گفته شود، الزامات مربوط به انتشار سند رسمی، در خصوص سایر اسناد مرتبط با دفاتر اسناد رسمی و همچنین سند املاک در نظر گرفته نشده است. فی الحال به نظر می رسد نحوه نگارش اسناد تنظیمی و متون استفاده از آن در مرجع ثبت می بایستی تغییر نماییند تا اعلامات ثبت شرکت ها به عنوان سند رسمی به ذهن متبادر گردد.