قانون ثبت تغییرات شرکت ها اشخاص حقوقی را ملزم می دارد تا در صورت ایجاد هر نوع تغییراتی این تغییرات را در اداره ثبت شرکت ها به ثبت برساند. ثبت تغییرات در اداره ثبت شرکت ها نیز باید در روزنامه رسمی منتشر شود تا همه از تغییرات ایجاد شده مطلع باشند. ثبت تغییرات در شرکت گاهاً الزمی است مثل تغییر هیئت مدیره در شرکت های سهامی که هر دو سال باید انجام شود.
و گاهی نیز اختیاری است مثل تغییر موضوع که در صورت نیاز اعضاء شرکت می توانند آن را ثبت نمایند. ثبت تغییرات در موضوعات مختلفی در شرکت ممکن است رخ دهد که هر یک از این موضوعات دارای چهارچوب های خاصی هستند که در ادامه توضیح کامل و جامعی را در خصوص ثبت تغییرات شرکت خواهید خواند.
ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت ها
صورت جلسات تغییرات شرکت ها باید بر اساس نوع جلسه و موضوع آن در یکی از مجامع عمومی عادی یا فوق العاده تنظیم شود. مجمع عمومی عادی یا سالانه برگذار می شود (اول فروردین الی سی و یکم تیر ماه) یا به صورت مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده (بعد از تاریخ سی و یک تیر) برگذار می شود. مجمع عمومی فوق العاده زمانی تشکیل می شود که شرکت در خصوص تغییرات مربوط به اساسنامه بخواهد مواردی را اعمال نماید از این رو لازم است این مجمع تشکیل شود. بعد از تشکیل مجمع و شور و گفتگو اعضاء و شرکاء شرکت در خصوص تغییرات مورد نظر رای گیری انجام می شود، با اکثریت عددی و سهامی شرکاء تغییرات اعمال می شود. زمانی تغییرات شرکت در برابر اشخاص ثالث قابل استناد است که صورت جلسه تغییرات تنظیم و به ثبت اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری برسد.
مراحل ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت
- تنظیم صورت جلسه در مجمع عمومی صالح و امضاء صورت جلسات تنظیم شده
- ثبت صورت جلسه در اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری (ثبت صورت جلسه ابتدا در سایت اداره ثبت شرکت ها انجام می شود. با ورود به سایت به قسمت تغییرات وارد می شوید و بر اساس صورت جلسه تنظیم شده اطلاعاتی که در هر گام از شما خواسته شده است را اید وارد نمایید.)
- بررسی گارشناسان اداره ثبت شرکت ها به درخواست مورد نظر
- پست مدارک و اوراق ثبتی به اداره ثبت شرکت های واحد ثبت شرکت
- صدور پیش نویس آگهی در سایت و دریافت پیش نویس و مراجعه به اداره ثبت شرکت ها جهت دریافت سایر مدارک
مدارک ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت
زمانی که شما در خواست ثبت صورت جلسه را در سایت می دهید برگه ای تحت عنوان برگه پذیرش نهایی صادر می شود که باید دو نسخه از این برگه را دریافت کنید. در مرحله پایانی ثبت درخواست تغییرات از شما خواسته می شود تا مدارکی را تهیه نمایید و به اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجری پست نمایید. این مدارک شامل؛ آگهی ثبت و تغییرات، صورت جلسه ثبت تغییرات شرکت، برگه پذیرش و سایر مدارکی که بسته به نوع تغییرات باید ارائه شود. کارشناس ثبت تغییرات درخواست تغییرات را با مدرک مورد نظر بررسی می نماید تا در صورت صحت اطلاعات ثبت تغییرات انجام شود.
هزینه و زمان ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت
قانون تجارت فقط قوانین مربوط به امور ثبتی را مشخص کرده است و در خصوص زمان و هزینه سکوت کرده است. اما به طور عمومی طی فعالیت هایی که در مدت خدمت رسانی امور ثبتی داشته ایم زمان ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت ها 14 روز کاری از زمان پست مدارک آگهی ثبت صادر می شود.
هزینه ثبت صورت جلسه تغییرات شامل پرداخت حق ثبت، پست و روزنامه رسمی (اجباری) و روزنامه کثیرالانتشار (اختیاری) می باشد. مبلغ دقیق هزینه ثبت صورت جلسه تغییرات بسته به متن و تعداد صورت جلسات مورد نیاز دارد.
انواع صورت جلسه تغییرات شرکت ها
پیش از این اشاره ای کوتاه به انواع صورت جلسات شرکت ها داشته ایم که هر یک از این صورت جلسات در خصوص برخی از موارد صلاحیت رسیدگی دارند بنابراین باید بدانید چه تغییراتی را در چه مجمع هایی انجام دهید، زیرا هر نوع اشتباهی در خصوص ثبت صورتجلسه تغییرات موجب رد درخواست شما خواهد شد.
مجمع عمومی عادی سالانه یا فوق العاده: این مجمع تنها در خصوص تغییرات مربوط به انتخاب اعضاء هیئت مدیره، اعضاء بازرس، تعیین سمت و صورت جلسات مربوط به تصویب ترازنامه سالانه برگذار می شود.
مجمع عمومی فوق العاده: هر موردی که در اساسنامه شرکت آمده است تغییرات آن باید در مجمع عمومی فوق العاده انجام شود. تغییراتی اعم از آدرس، موضوع، نام شرکت، اعضاء و سهام و غیره از مواردی است که در این مجمع باید برگذار شود و در متن صورت جلسه مجمع عمومی فوق العاده ذکر عنوان تغییر اصلاح ماده اساسنامه ذکر می شود.
مواردی نیز وجود دارد که در جلسه هیئت مدیره اعضاء هیئت مدیره می توانند در خصوص آن تصمیم گیری نمایند. مانند؛ تعیین سمت هیئت مدیره یا انتخاب مدیر عامل شرکت از مواردی است که در جلسه هیئت مدیره نسبت به آن تصمیم گیری می شود.
ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت با مسئولیت محدود
قانون تجارت ثبت تغییرات شرکت با مسئولیت محدود را همانند مواردی که عنوان شد منوط به تشکیل مجامع عمومی می داند. تشکیل مجامع عمومی در شرکت ها با مسئولیت محدود رسدن حد نصاب دو سوم اعضاء می باشد. لازم به ذکر است در صورتی که تغییرات با حد نصاب دو سوم باشد باید قبل از جلسه آگهی دعوت نیز در دو نوبت منتشر شود. در غیر این صورت همه اعضاء باید در مجمع عمومی حضور داشته باشند. شرکت های با مسئولیت محدودی که اعضاء آنها دو نفر است از این روش نمی توانند تغییرات انجام دهند حتی اگر عضو اصلی دارنده بیش از 75 درصد از سرمایه شرکت باشد.
ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص
قانون تجارت برای تغییرات شرکت سهامی خاص مواردی را تعیین کرده است که این شرکت باید طی این چهارچوب اقدام به اعمال تغییرات نماید. بخشی از این مقررات را پیش از آن خواندید اما مواردی که مختص شرکت های سهامی خاص است در مواردی است که در شرکت دسترسی به همه اعضاء ممکن نباشد در این صورت باید گهی دعوت در دو نوبت انتشار یابد در جلسه اول حضور دو سوم اعضاء الزامی است و اگر باز هم حد نصاب صورت نگرفت و جلسه رسمیت نیافت، مجدد آگهی دعوت مجمع دوم منتشر می شود که در مجمع دوم نیز حضور سه چهارم اعضاء الزامی است.
ثبت صورتجلسه تغییرات موسسه غیر تجاری
موسسات غیر تجاری نی ممکن است طی شرایطی بخواند تغییراتی را داشته باشند. اگر موسسه غیر تجاری جزء موسسات بدون مجوز باشد که ثبت صورت جلسه آن نیز باید همانند سایر موسسات اعنجام شود. اما در مواردی که موسسه غیر تجاری دارای مجوز است ابتدا باید تاییدیه اعمال تغییرات را از ارگان دارنده مجوز نیز دریافت کند. این تاییدیه با مهر برگه صورت جلسه دریافت می شود و سپس درخواست ثبت صورت جلسه موسسه در سایت اداره ثبت شرکت ها انجام می شود.
ثبت صورتجلسه تعاونی
شرکت های تعاونی برای ثبت از اداره تعاون باید مجوز دریافت کنند. از این رو این شرکت ها زیر نظر ادره تعاون فعلیت دارند. بنابراین برای ثبت هر تغییراتی باید صورت جلسه مورد نظر را به اداره تعاونی ارسال نمایند سپس اداره تعاون بعد از بررسی و تایید صورت جلسه و مهر آن اجاره ثبت تغییرات شرکت تعاونی را صادر می کند. روند ثبت نیز همانند سایر شرکت ها در اداره ثبت شرکت ها انجام می شود.
ثبت صورتجلسه شرکت سهامی عام
سهامی عام شرکتی است که به واسطه پذیره نویسی سهام در بورس انجام می شود. بنابراین اعضاء در این شرکت دو نوع هستند یک نوع موسسین و نوع دوم مردم هستند. این شرکت ها برای اعمال تغییرات در شرکت تنها به موسسین نیاز دارند و موسسین می توانند در خصوص تغییرات سهامی عام تصمیم گیری نمایند. سازمان بورس یا فرابورس نیز باید تغییرات شرکت سهامی عام را مورد تایید قرار دهند. عدم ثبت صورت جلسات در شرکت های سهامی عام موجب می شود این تغییرات تنها در برابر اعضاء قابل استناد باشد.
ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت بازرگانی
شرکت های بازرگانی در واقع همان شرکت های تجاری هستند که در موضوع بازرگانی فعالیت دارند و تفاوتی در ثبت تغییرات آنها وجود ندارد. اگر موضوع تغییرات، تغییر شرکت بازرگانی به نوع دیگری از شرکت ها باشد لازم است موضوع بازرگانی از شرکت حذف شود.
ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت تولیدی و صنعتی
تغییرات این نوع شرکت ها ممکن است در موضوع، آدرس، اعضاء هیئت مدیره و غیره باشد در هر حال این تغییرات باید به ثبت در اداره ثبت شرکت ها برسد تا قابل استناد باشد. هر ساله شرکت های صنعتی و تولیدی باید ترازنامه سود و زیان را در مجمع عموم عادی سالانه تصویب نمایند.
ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت خدماتی
صورت جلسه شرکت خدماتی اگر در مواردی باشد که شرکت مجوز داشته باشد لازم است مهر و امضاء ارگان صادر کننده مجوز بر روی صورت جلسه درج شود. اگر شرکت بدون مجوز ثبت شده باشد همانند سایر شرکت ها ثبت تغییرات را انجام می دهد.
ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت پیمانکاری
در قانون عنوانی تحت شرکت پیمانکاری نیامده است. اما شرکت های پیمانکاری شرکت های تجاری هستند که فعالیت آنها امور پیمانکاری است. شرکت پیمانکاری در قالب هر یک از شرکت هی تجاری ثبت شده باشد قوانین آن برای ثبت صورت جلسه برای این شرکت نیز مورد استناد است.
