ثبت تغییرات شرکت سهامی خاص

نگارش توسط : تیم تحریریه ایلیا     |     سه شنبه، 2 بهمن 1403

ثبت تغییرات شرکت سهامی خاص دامنه‌ی گسترده‌ای دارد و شما می‌توانید هرگونه تغییری که دوست داشتید در شرکت خود به وجود آورید به شرط آن‌که تغییرات مهم را به ثبت برسانید. شما هرگونه تغییرات در مدیریت، سهام، اهداف و سایر عوامل کلیدی شرکت که بر سایر سهامداران و شرکا تأثیر می‌گذارد را نه‌تنها باید به ثبت برسانید بلکه باید با برگزاری مجمع عمومی همراه با دیگر شرکا و سهمداران درباره این تغییرات تصمیم‌گیری نمایید.

نکته مهم این است که بدانید چطور باید مجمع عمومی یا فوق‌العاده برگزار کنید و برخی تصمیمات را نیز باید به هیئت مدیره واگذار کنید. ما در این مطلب به شما نشان می‌دهیم که چطور می‌توانید تغییراتی که قصد دارید در شرکت خود ایجاد کنید را به ثبت برسانید. می‌توانید در این خصوص با کارشناسان مؤسسه حقوقی ایلیاکو نیز در ارتباط باشید.

درباره شرکت سهامی خاص

به شرکتی که سرمایه آن به سهام تقسیم شده و مسئولیت صاحبان سهام، محدود به مبلغ اسمی سهام آن‌ها باشد؛ شرکت سهامی می‌گوییم. این بدان معناست که شما تنها به اندازه‌ی میزان سرمایه‌ای که به شرکت آورده باشید، مسئولیت پرداخت بدهی‌ها و قروض شرکت را برعهده دارید و اگر شرکت با مشکل مالی مواجه شود، سرمایه شخصی خارج از شرکت شما امن خواهد ماند.

شرکت‌های سهامی خاص، شرکت‌هایی هستند که تمامی سرمایه‌شان را مؤسسین تأمین می‌کنند و سرمایه‌گذارها بیشتر تمایل دارند که شرکت های سهامی خاص را به ثبت برسانند. به شرکت‌های سهامی خاص «شرکت خصوصی» نیز می‌گویند. نکته اصلی در ثبت شرکت سهامی خاص این است که سهام این شرکت برای عموم عرضه نمی‌شود و نمی‌توانید سهام آن را در بورس اوراق بهادار معامله کنید.

تغییرات در شرکت سهامی خاص

شما می‌‌توانید در بخش‌های مختلف شرکت خود تغییرات خاصی به وجود آورید. یکی از مهم‌ترین تغییرات در شرکت تغییر اساسنامه است که بسیار در چگونگی ایجاد و ثبت تغییرات مؤثر است و بهتر از قبل از هر چیز بدانید که تغییرات در اساسنامه شرکت با اختیار مجمع عمومی عادی یا فوق‌العاده انجام می‌شود. می‌توانید میزان سهام شرکت و تعداد شرکا را نیز تغییر دهید و اختیار آن در دست مجمع عمومی است.

اما برخی تغییرات مثل تمدید مدت فعالیت مدیران و تغییر در سِمت آن‌ها نیازی به مجمع ندارد و معمولاً تحت اختیارات هیئت مدیره است. اگر قصد دارید در بخش‌هایی که در ادامه می‌گوییم تغییر خاصی به‌وجود آورید، باید تغییرات را به ثبت برسانید:

• تغییر اساسنامه شرکت؛
• تمدید مدت شرکت (زاید بر مدت مقرر)؛
• انحلال شرکت (حتی در مواردی که انحلال به واسطه تمام‌شدن مدت زمان فعالیت شرکت صورت بگیرد)؛
• تعیین کیفیت حساب شرکا یا خروج برخی از آن‌ها از شرکت؛
• تغییر نام شرکت؛
• تغییر حق امضا؛
• تبدیل سهام شرکت به با‌نام یا بی‌نام؛
• تغییر یا تمدید هیئت مدیره؛
• انتخاب یا تمدید بازرسین شرکت.

انواع صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت

پس همان‌طور که گفتیم برخی تغییرات در اختیار مجمع عمومی و برخی دیگر نیز در اختیار هیئت مدیره است. در هر صورت شما باید برای انجام تغییرات در شرکت صورتجلسه‌ای تنظیم کنید و هر کدام از این جلسات، صورتجلسه‌ی خاص خودشان را دارند. حضور تمامی شرکا در صورت انحلال شرکت الزامی است.

ثبت تغییرات از طریق هیئت مدیره

اعضای هیئت مدیره کسانی هستند که سهام شرکت را ارائه داده‌اند. سهامداران رئیسی برای هیئت مدیره انتخاب می‌کنند که برای ۲ سال یا بیشتر به فعالیت می‌پردازد. یک نفر رئیس و یک نائب رئیس نیز باید برای هیئت مدیره مشخص کنید. طبق قانون برخی تغییرات در شرکت در انتخاب هیئت مدیره است و تنها با تأیید اعضای هیئت مدیره صورت می‌پذیرد.

ثبت تغییرات از طریق تشکیل مجمع عمومی عادی

مجمع عمومی عادی اهمیت بسیار بالایی در شرکت دارد و براساس اساسنامه، سالی یک بار باید مجمع عمومی عادی تشکیل شود. سهامداران باید در این مجمع حضور داشته باشند و به همین دلیل زمان برگزاری مجمع نیز در اساسنامه قید می‌گردد. هدف از تشکیل این مجمع این است که تصمیماتی که مدیران گرفته‌اند و همچنین روش اجرای آن‌ها به اطلاع شرکا برسد و آن را تصویب نمایند.

تغییراتی که چندان ضروری نیستند و عجله‌ای برای اجرای آن‌ها ندارید را می‌توانید در جلسات مجمع عمومی عادی مطرح کنید و یک صورتجلسه برای این جلسه‌ی تغییرات تنظیم کنید. صورتجلسه مجمع عمومی عادی زمانی اعتبار دارد که حداقل دارندگان بیش از نصف سهام که حق رأی دارند در جلسه حضور داشته باشند و پای صورتجلسه را امضا کنند.

ثبت تغییرات از طریق تشکیل مجمع عمومی فوق‌العاده

تغییراتی ضروری مانند تغییر نام شرکت یا آدرس و محل فعالیت شرکت، نیاز به برگزاری مجمع عمومی فوق‌العاده دارد. در این مجمع باید ۲ سهامدار یا نماینده‌ی آن‌ها حاضر باشند. افرادی که بیش از نصف سهام شرکت را دارند و همچنین حق رأی دارند نیز باید در این مجمع حا باشند. در صورتی که اکثریت دو سوم آراء نظرشان یکسان باشد تصمیمات اخذ خواهد شد. البته بسته به اساسنامه و آن چه در آن مشخص شده است شرایط می‌تواند کمی متفاوت هم باشد.

مدارک لازم برای ثبت تغییرات شرکت

• کپی مدارک هویتی اعضا و سهامداران شرکت (کپی شناسنامه + کارت ملی)؛
• لیست شرکا و میزان سهام هر کدام از آن‌ها؛
• اصل مدارک هویتی شرکایی که قصد دارند از شرکت خارج شوند؛
• تنظیم و ارائه صورتجلسه تغییرات شرکت؛
• ارائه اسناد شرکت مانند اساسنامه یا شرکتنامه؛
• روزنامه رسمی تأسیس یا آخرین تغییرات شرکت؛

چطور تغییرات شرکت سهامی را به ثبت برسانیم؟

برای ثبت تغییرات شرکت درست مانند ثبت شرکت باید به سامانه اداره «ثبت شرکت‌ها» مراجعه نمایید ولی باید در سایت گزینه «ثبت تغییرات» را انتخاب نمایید. می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان مؤسسه حقوقی ایلیاکو تماس بگیرید. اگر قصد دارید خودتان تغییرات شرکت را به ثبت برسانید مراحل زیر را طی کنید:

1. تکمیل فرم مربوطه در سامانه اداره «ثبت شرکت‌ها»؛
2. اطلاعات خواسته‌شده ماننده «شناسه ملی شرکت» را در بخش مربوطه وارد نمایید؛
3. تعداد صورتجلسات و نوع آن‌ها و همچنین ارائه وکیل و غیره و تاریخ برگزاری جلسه را در این قسمت وارد نمایید؛
4. مشخص کنید که جلسه چه تصمیمی گرفته است و سپس گزینه افزودن تصمیم جلسه را انتخاب کنید؛
5. اگر قصد دارید نام شرکت را تغییر دهید باید ۵ نام جدید ارائه دهید؛
6. اسامی افراد حاضر در جلسه و نوع سِمت آن‌ها را مشخص کنید.
7. ارتباط اشخاص حاضر در جلسه را مشخص نمایید؛
8. در مرحله بعد بسته به نوع صورتجلسه، مدارک لازم را بر روی سایت بارگذاری کنید؛
9. متن صورتجلسه را باید در سامانه وارد نمایید و گزینه «پذیرش نهایی» را بزنید.

پس از آن باید نسخه اصلی صورتجلسه یا صورتجلسات تغییرات شرکت و ضمائم آن‌ها را با پُست پیشتاز به اداره «ثبت شرکت‌ها» ارسال نمایید. برای ارسال مدارک حداقل ۳ روز کاری مهلت دارید. پس از آن‌که مدارک شما تأیید شد می‌توانید نسبت به نشرآگهی ثبت تغییرات شرکت در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار شرکت اقدام کنید.

نکاتی که بد نیست درباره ثبت تغییرات شرکت سهامی خاص بدانید

• بازرسین و اعضای هیئت مدیره ممکن است صورتجلسه ثبت تغییرات را امضا کنند یا با نامه‌ای جداگانه تأییدشان نسبت به تغییرات را اعلام نمایند. در هر صورت شما باید همه‌ی برگه‌های لازم را به همراه صورتجلسه به اداره ثبت شرکت‌ها تحویل بدهید.
• پس از تشکیل جلسه مجمع عمومی یا هیئت مدیره شما فقط ۱ ماه زمان دارید تا این صورتجلسه را در سامانه به ثبت برسانید و به اداره ارسال نمایید.
• باید صورتجلسه را در چند نسخه تهیه کنید و یک نسخه از آن را با امضای هیئت رئیسه آن را به اداره ثبت شرکت‌ها تحویل دهید.
• صورتجلسه شرکت را باید روی سربرگ مشخص شرکت تنظیم کرده باشید.

هزینه ثبت تغییرات شرکت سهامی خاص

هزینه ثبت تغییرات شرکت بستگی به نوع تغییرات، تعداد صورتجلسات، نوع شرکت و میزان حجم متن آگهی ثبت تغییرات دارد که باید در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار منتشر کنید. به این نکته دقت داشته باشید که برای اتخاد تصمیم در مورد برخی تغییرات مانند افزایش سهام، باید این تغییر را از طریق انتشار سهام جدید به اطلاع صاحبان سهام برسانید که خود هزینه‌ی جداگانه‌ای دارد.

همچنین برای انجام برخی تغییرات مجبورید چند صورتجلسه‌ی جداگانه تنظیم کنید و هرکدام از این صورتجلسات را به ثبت برسانید که هزینه هر صورتجلسه به صورت جداگانه محاسبه خواهد شد. مثلاً برای ثبت تغییر آدرس شرکت یک صورتجلسه مجمع عمومی کفایت می‌کند. تعرفه ثبت تغییرات شرکت در روزنامه رسمی نیز بستگی به تعداد کلمات آگهی شما بین ۴۶۰ تا ۶۰۰ هزار تومان متغیر است.

برای اطلاع از هزینه دقیق ثبت تغییرات بهتر است با کارشناسان مؤسسه حقوقی ایلیاکو تماس بگیرید.

اهمیت ثبت تغییرات در حفظ اعتبار شرکت سهامی خاص

با مطالعه این مطلب متوجه شدید که تغییرات به شرکت شما امکان می‌دهد خود را با شرایط موجود سازگار کند و پاسخگوی نیازهای بازار باشد. همچنین شما برای گام برداشتن در جهت اهداف شرکت گاهی ممکن است مجبور شوید تغییراتی در وضعیت شرکت به وجود آورید که بسته به نیازتان با مجمع عمومی یا جلسات هیئت مدیره می‌‌توانید این تغییرات را اعمال کنید.

در برخی مواقع دیگر نیز تغییرات می‌توانند به ادامه‌ی فعالیت شرکت در شرایط بحرانی کمک کنند و جلوی ورشکستگی شرکت شما را بگیرند. اما تغییرات را باید در نهایت دقت و با برنامه‌ریزی دقیق پیش ببرید تا جلوی تأثیرات منفی یا اختلافات ناخواسته را بگیرید. می‌توانید ثبت تغییرات شرکت خود را به کارشناسان مؤسسه حقوقی ایلیاکو بسپارید تا در سریع‌ترین زمان ممکن تغییرات شرکت را به ثبت برسانید.