تنظیم صورتجلسه ثبت شرکت

نگارش توسط : تیم تحریریه ایلیا     |     سه شنبه، 2 بهمن 1403

تنظیم صورتجلسه ثبت شرکت اگر به درستی صورت بگیرید از بروز مشکلات قانونی جلوگیری خواهد کرد. صورتجلسه سندی رسمی است که جزئیات تصمیمات اتخاذ شده در جلسات مختلف شرکت را ثبت و ضبط می‌کند. شما از همان ابتدای شروع کار شرکت تا آخر کارتان نیاز به تنظیم صورتجلسه دارید.

صورتجلسه یکی از مدارک قانونی برای ثبت شرکت است که باید هنگام ارائه درخواست ثبت، آن را به اداره «ثبت شرکت‌ها» تحویل بدهید و اطلاعات مهمی در خصوص روند تأسیس شرکت یا روند ثبت تغییرات شرکت را شامل می‌شود. هنگام تنظیم صورتجلسه باید نکات خاصی را رعایت کنید که ما در این مطلب به این نکات خواهیم پرداخت. اگر در زمینه تنظیم صورتجلسه نیاز به اطلاعات بیشتر داشتید با کارشناسان مؤسسه حقوقی ایلیاکو تماس بگیرید.

صورت جلسه چیست؟

به‌طور خلاصه به متنی که اتفاقات رخ‌داده و مطالب بیان‌شده طی جلسات در آن ثبت بشود، صورتجلسه می‌گوییم. این کار معمولاً در جلسات رسمی و به منظور حفظ اسناد و مدارک مربوطه انجام می‌گردد تا در صورت نیاز بتوانید به آن ارجاع دهید. برای ثبت شرکت یا ثبت هرگونه تغییرات در شرکت نیاز به صورتجلسه دارید.

به این نکته دقت داشته باشید که برای همه جلسات لازم نیست صورتجلسه برگزار کنید اما برای ثبت شرکت باید یک جلسه برگزار کنید و صورتجلسه تنظیم کنید. بهتر است کسی صورتجلسه را تنظیم کند که با اصول کامل نگارشی و تنظیم صورتجلسه آشنا باشد. می‌توانید تنظیم صورتجلسه‌ی خود را به کارشناسان مؤسسه حقوقی ایلیاکو بسپارید. در صورت جلسه باید موارد زیر را ذکر کنید:

• تاریخ برگزاری؛
• محل برگزاری؛
• افراد حاضر در جلسه و افراد غایب؛
• موضوع جلسه؛
• متن جلسه و مذاکرات انجام‌شده؛
• مصوبات؛
• جمع بندی جلسه؛
• تاریخ و مکان جلسه‌ی بعدی.

تنظیم صورتجلسه ثبت شرکت

ثبت صورتجلسه یک فرآیند رسمی است. شما برای ثبت تصمیمات و اقدامات اجتماعی یا حقوقی سازمان‌ها و شرکت‌ها یا هر نهاد دیگری باید صورتجلسه تنظیم کنید و آن را به ثبت برسانید. این ثبت ممکن است در حوزه‌ها و موارد مختلفی مورد نیاز باشد. انواع ثبت صورتجلسه در ثبت شرکت یا ثبت تغییرات شرکت شامل موارد زیر می‌شود:

1. ثبت صورتجلسه مجمع عمومی:

این نوع ثبت، یعنی شما تصمیمات و تغییرات اساسنامه در جلسات مجمع عمومی شرکت‌ها را به طور رسمی تنظیم می‌کنید و سپس تمام آن‌ها را به ثبت می‌رسانید. این تصمیمات ممکن است شامل انتخاب اعضای هیئت مدیره، تغییرات در سرمایه شرکت، و سایر موارد مهم باشد.

1. ثبت صورتجلسه هیئت مدیره:

در صورتجلسات هیئت مدیره، تصمیمات مدیریتی و مسائل اداری شرکت را تنظیم می‌کنید و سپس در صورت لزوم آن را به ثبت می‌رسانید. در جلسات هیئت مدیره می‌توانید در مورد سیاست‌های شرکت، پروژه‌ها، یا موارد مالی و غیره تصمیم بگیرید.

1. ثبت صورتجلسه شورای عالی:

در برخی از سازمان‌ها یا نهادها، ممکن است یک شورای عالی یا مجمعی مشابه تشکیل شود که تصمیمات و مسائلی با اهمیت بسیار بالا را مدیریت می‌کند. ثبت صورتجلسه این نهادها نیز اهمیت دارد.

1. ثبت صورتجلسه کمیته‌ها و گروه‌های کاری:

گاهی اوقات، گروه‌های کاری یا کمیته‌های خاص در یک سازمان می‌توانند صورت‌جلسات خود را ثبت کنند. این ثبت ممکن است برای پیگیری تصمیمات و فعالیت‌های گروه اهمیت داشته باشد.

1. ثبت صورتجلسات سازمان‌های غیرانتفاعی:

سازمان‌های غیرانتفاعی و موسسات خیریه نیز ممکن است برای ثبت تصمیمات مجالس مدیره یا مجمع عمومی خود از ثبت صورتجلسه استفاده کنند.

ثبت صورتجلسه در اداره ثبت شرکت‌ها

نیازی نیست که تمام تصمیمات هیئت مدیره یا مجامع به اداره ثبت شرکت‌ها اعلام یا نشر آگهی شود؛ تنها اعلام موارد زیر به اداره ثبت شرکت‌ها الزامی است:

۱- انتخاب مدیران و بازرس یا بازرسان (بند 1 ماده 106 لایحه اصلاحی قانون تجارت)؛

۲ - انتخاب مدیرعامل و حدود اختیارات وی (ماده 128 لایحه اصلاحی قانون تجارت)؛

۳ - تصویب ترازنامه (بند 2 ماده 106 لایحه اصلاحی قانون تجارت و ماده 200 قانون تجارت)؛

۴- هر نوع تغییر در اساسنامه و سرمایه شرکت (بند 3 ماده 106 لایحه اصلاحی قانون تجارت و ماده 200 قانون تجارت)؛

۵- انحلال شرکت و نحوه تصفیه آن (بند 4 ماده 106 لایحه اصلاحی قانون تجارت و ماده 200 قانون تجارت).

لزوم رعایت مهلت در ارسال صورتجلسه

قانون برای ارسال صورتجلسه مجمع عمومی یا هیئت مدیره به اداره ثبت شرکت‌ها مهلتی مقرر نکرده است مگر در سه مورد که اختصاص به شرکت سهامی عام و خاص دارد:

۱_ صورتجلسه عملی کردن افزایش سرمایه که مهلت آن یک ماه است (ماده 163)؛

۲_ صورتجلسه انحلال شرکت که مهلت آن 5 روز است (ماده 209)؛

۳_ صورتجلسه‌ ختم تصفیه که مهلت آن یک هفته است (ماده 226).

نتیجه عملی عدم رعایت موارد فوق، برگشت خوردن صورتجلسه و عدم ثبت آن توسط اداره ثبت شرکت‌ها است.

صورتجلسه مجمع عمومی عادی

مجمع عمومی عادی یکی از ارکان مهم در شرکت‌ها به شمار می‌روند. در چنین مجمعی شرکا و اعضا در رابطه با امور مختلف شرکت تصمیم می‌گیرند. این مجمع طبق اساسنامه‌ی شرکت حداقل یک بار در سال برگزار می‌شود. تاریخ برگزاری این جلسه را نیز باید در اساسنامه ذکر کرده باشید.

یکی از قوانین مهم برگزاری مجامع شرکت‌ها مربوط به زمان و نحوه اطلاع‌رسانی برگزاری جلسه مجمع عمومی است. بر این اساس هیئت مدیره موظف است حداقل ۱۰ روز قبل از برگزاری مجمع، آگهی برگزاری را در روزنامه کثیرالانتشار شرکت منتشر کند تا سهامداران از این موضوع مطلع گردند. سهامداران شرکت متناسب با میزان سهام خود در مجامع حق رأی دارند.

نحوه برگزاری مجمع عمومی عادی

1. افتتاح جلسه:

رئیس مجمع به همه خوش‌آمد می‌گوید و شروع جلسه را اعلام می‌کند.

1. تایید صحت و قانونی‌بودن جلسه:

باید صحت و برگزاری قانونی جلسه را تأیید کنید و همچنین حضور اعضا را از لحاظ کمیت مورد بررسی قرار دهید. اگر تعداد اعضای دارای حق رأی کافی نباشد، باید دوباره جلسه اعلام و برگزار کنید.

1. انتخاب دبیر جلسه:

یک دبیر برای جلسه انتخاب کنید تا صورتجلسه را تنظیم کنید و وظایف مربوط به دبیر جلسه را مشخص کنید.

1. تقدیر از صورتجلسه مجمع قبلی:

باید از صورتجلسه مجمع عمومی قبلی تقدیر کنید و بررسی کنید که آیا تصمیمات گرفته شده اجرا شده‌اند یا خیر.

1. گزارش هیئت مدیره:

هیئت مدیره باید گزارشی از عملکرد و وضعیت مالی شرکت ارائه دهد.

1. گزارش حسابرس:

حسابرس شرکت باید در مورد حساب‌ها و اظهارنامه مالی شرکت گزارشی ارائه دهد.

1. تصویب اظهارنامه مالی:

اظهارنامه مالی شرکت را تصویب کنید و وضعیت سود و زیان شرکت را مشخص کنید و بین سهامداران تقسیم کنید.

1. انتخاب اعضای هیئت مدیره:

در صورت لزوم، اعضای جدید را انتخاب کنید یا در انتخاب اعضای هیئت مدیره تجدید نظر کنید و تصمیمات لازم را اتخاذ نمایید.

1. تصمیم‌گیری در مورد مسائل مهم:

در مورد مسائل مهمی که نیاز به تصویب مجمع دارند تصمیمات لازم را اتخاذ نمایید.

1. موارد متفرقه:

در مورد موارد متفرقه تصمیم بگیرید و پیشنهادات لازم را ارائه دهید.

1. پایان جلسه:

جلسه را تمام کنید و از تمامی شرکت‌کنندگان تشکر کنید و تاریخ و محل برگزاری جلسه بعدی را نیز اعلام نمایید.

به این نکات توجه کنید:

• دستور جلسه می‌تواند بسته به نوع شرکت و موارد خاص تغییر کند.
• ممکن است برخی موارد به تصویب اعضا نیاز داشته باشد.
• برای اطمینان از رعایت قوانین و مقررات، مشاوره حقوقی می‌تواند مفید باشد.

هزینه تنظیم صورتجلسه ثبت شرکت

شما پس از تنظیم صورتجلسه ثبت شرکت، باید نسبت به ثبت آن اقدام کنید و بهتر است هزینه‌های زیر را هنگام ثبت آن در نظر بگیرید:

• هزینه‌های حق‌الثبت؛
• هزینه‌های انتشار آگهی در روزنامه‌های رسمی و کثیرالانتشار؛
• هزینه‌های متفرقه (هزینه پست + هزینه پاکت + هزینه کپی و برابرکردن اصل مدارک و ...)؛
• هزینه ثبت صورتجلسه.

اگر در مورد هزینه‌های مربوط به ثبت و تنظیم صورتجلسه سؤالی داشتید یا می‌خواهید صورتجلسه‌تان را در کمترین زمان ممکن به ثبت برسانید، با کارشناسان مؤسسه حقوقی ایلیاکو در تماس باشید.

پایه‌گذاری محکم با ثبت صورتجلسه

با مطالعه این مطلب متوجه شدید که چرا باید صورتجلسه ثبت شرکت را به صورت رسمی تنظیم کنید و همچنین آن را به ثبت برسانید. بدون صورتجلسه و ثبت هیچ‌کدام از فعالیت‌های شرکت شما وجه قانونی و درستی نخواهید داشت. برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه تنظیم صورتجلسه با کارشناسان مؤسسه حقوقی ایلیاکو تماس بگیرید.