ثبت تغییرات شرکت در کرج

نگارش توسط : تیم تحریریه ایلیا     |     سه شنبه، 2 بهمن 1403

ثبت تغییرات شرکت در کرج به شما امکان می‌دهد تا ساختار سازمانی، نوع فعالیت یا اعضای هیئت مدیره خود را تغییر دهید و همچنین به صورت قانونی به فعالیت خود ادامه دهید. ثبت تغییرات شرکت منجر به شفافیت و بهبود عملکرد سیستم شرکت شما خواهد شد و می‌توانید سرمایه‌گذاران شهر کرج را به شرکت خود جذب کنید چون ثبت تغییرات شرکت نشان‌دهنده ثبات شرکت شما و به‌معنای انطباق با قوانین است.

اما تغییرات در شرکت به چه معناست؟ آیا ما باید کوچک‌ترین تغییر در شرکت را به ثبت برسانیم؟ اصلاً چطور می‌توانیم تغییرات شرکت را به صورت قانونی به ثبت برسانیم؟ نیاز به چه مدارک خاصی داریم؟ به خواندن این مطلب ادامه بدهید تا جواب تمامی سؤالات خود در رابطه با ثبت تغییرات شرکت را بگیرید. اگر نیاز به اطلاعات بیشتری در این مورد داشتید با کارشناسان مؤسسه حقوقی ایلیاکو تماس بگیرید.

چه تغییراتی در شرکت را باید به ثبت برسانیم؟

اگر می‌خواهید کسب‌وکار و تجارت خود را به صورت قانونی ادامه دهید یا این‌که آن را گسترش دهید، حتماً باید شرکت خود را به ثبت برسانید و اساسنامه‌ای برای شرکت خود تنظیم کنید. اما پس از مدتی می‌توانید به راحتی هر نوع تغییری که دوست داشتید در ساختار شرکت به وجود آورید یا حتی نوع فعالیت شرکت را تغییر دهید.

ثبت تغییرات شرکت یک ضرورت است و بدون انجام آن، تغییرات اعمال‌شده وجه قانونی نخواهند داشت. به این نکته دقت داشته باشید که هر نوع تغییری در شرکت باید با موافقت تمامی شرکا انجام بگیرد و شما حتماً باید تغییرات شرکت را در جلسه‌ای به تمامی اعضا و شرکا اعلام کنید و در صورت موافقت آن‌ها می‌توانید صورتجلسه‌ای تنظیم کنید و تغییرات شرکت را به ثبت برسانید.

طبق ماده ۲۰۰ قانون تجارت، اگر در موارد زیر بخواهید تغییری به وجود آورید باید آن را به ثبت برسانید:

• تغییر نام شرکت؛
• تغییر موضوع شرکت؛
• تغییر آدرس شرکت؛
• افزایش سرمایه شرکت؛
• کاهش سرمایه اجباری شرکت؛
• کاهش سرمایه اختیاری شرکت؛
• تبدیل سهام بی‌نام به سهام بانام؛
• کاهش یا افزایش تعداد اعضای هیئت مدیره؛
• تبدیل شرکت سهامی خاص به سهامی عام؛
• تغییر سال مالی شرکت؛
• انحلال شرکت؛
• نقل و انتقال سهام شرکت‌های سهامی؛
• تغییرات سهم الشرکه شرکا؛
• تغییر روزنامه کثیرالانتشار؛
• تعیین دارندگان حق امضاء؛
• پرداخت سرمایه تعهدی؛
• تاسیس شعبه یا تغییر در آدرس یا مدیران شعبه؛
• ورود و خروج شریک.

برای ثبت تغییرات شرکت در کرج ابتدا باید یک صورتجلسه متناسب با موضوع تغییرات تنظیم کنید که تمامی شرکای شرکت آن را امضا کرده باشند و با تغییرات موافق باشند. سپس اداره کل ثبت شرکت‌ها در صورت صحت صورتجلسه و رعایت کردن کلیه اصول و قواعد قانونی و مطابقت مدارک با پرونده اصلی، با ثبت تغییرات موافقت خواهد کرد.

درباره صورتجلسات تغییرات اجباری

صورتجلساتی است که با توجه به قوانین قانون تجارت یا اساسنامه شرکت زمانی معین برای آن‌ها تعیین شده است و باید بعد از زمان مشخص شده این تغییرات را نه‌تنها به ثبت برسانید بلکه در شرکت نیز اعمال کنید. مهمترین و پر کاربردترین این تغییرات به شرح زیر است:

• انتخاب و تعیین سمت مدیران؛
• تعیین وضعیت حق امضاء؛
• انتخاب بازرسان شرکت؛
• تصویب ترازنامه و صورت‌های مالی؛
• تغییر نماینده شخص حقوقی سهامدار یا عضو هیئت مدیره.

صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت در کرج

پس همان‌طور که گفتیم در قدم اول باید صورتجلسه‌ای برای تغییرات شرکت تنظیم کنید. این صورتجلسه باید به دقت تهیه شود و تمامی تغییرات و تصمیماتی که در جلسه اتخاذ کرده‌اید در آن ذکر شده باشد. به این نکته نیز دقت داشته باشید که گاهی برای برخی تغییرات باید چند صورتجلسه تنظیم کنید و هر کدام از این صورتجلسات را جداگانه به ثبت برسانید. صورتجلسات تغییرات شرکت‌ها به دسته‌های زیر تقسیم می‌شود:

• صورتجلسه مجمع عمومی عادی؛
• صورتجلسه مجمع عمومی فوق‌العاده؛
• صورتجلسه هیئت مدیره.

پس از تنظیم صورتجلسه، باید تمامی اعضای هیئت مدیره و سهامداران آن را امضا کنند تا صورتجلسه وجه قانونی پیدا کند و سپس باید صورتجلسه را به همراه باقی مدارک که در ادامه به شما توضیح خواهیم داد، به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال نمایید.

درباره مجمع عمومی عادی

مجمع عمومی شرکت یکی از مهم‌ترین ارکان آن محسوب می‌شود. مجمع عمومی همان گردهمایی سهامداران و اعضای هیئت مدیره است که به منظور تصمیم‌گیری درباره مسائل مهم شرکت برگزار می‌گردد. «مجمع عمومی عادی» بر طبق اساسنامه و حداقل یک‌بار در سال تشکیل خواهد شد. «مجمع عمومی فوق‌العاده» زمانی برگزار می‌گردد که بخواهید خارج از جلسه مجمع عمومی عادی تصمیمی درباره شرکت یا انحلال شرکت بگیرید.

برای تشکیل مجمع عمومی باید از سهامداران، مدیران یا بازرسین شرکت دعوت کنید و قبل برگزاری به طور دقیق زمان و مکان و ضوابط مجمع را از طریق نشرآگهی به اطلاع عموم برسانید. پس از آن تصمیمات اتخاذ شده را باید در صورتجلسه تنظیم کنید و آن را به ثبت برسانید. مدارک ثبت صورتجلسه مجمع عمومی عادی به شرح زیر است:

• مدارک هویتی مدیران و سهامداران شرکت مورد نظر (کارت ملی + شناسنامه)؛
• مدارک هویتی شرکت (اساسنامه شرکت، اظهارنامه، آخرین تعیین سمت انجام شده به همراه روزنامه رسمی)؛
• تنظیم صورتجلسه‌ای با امضای تمامی سهامداران یا اکثر سهامداران در جلسه؛
• درصورتی که یکی از سهامداران حقوقی باشد نامه نمایندگی و معرفی شخص نماینده؛
• درصورتی که جلسه با حضور اکثریت برگزار شود آگهی دعوت روزنامه کثیر الانتشار که به چاپ رسیده باشد.

درباره مجمع عمومی فوق‌العاده

برای برگزاری جلسات مجمع عمومی فوق‌العاده حضور حداقل نصف سهامداران کل شرکت الزامی است. این مجامع معمولاً زمانی برگزار می‌شوند که نیاز به تصمیم‌گیری فوری داشته باشید. معمولاً در این جلسات درباره کاهش و افزایش سرمایه شرکت، تغییر در اساسنامه و انحلال شرکت صحبت کرده و تصمیم‌گیری می‌کنید. صورتجلسه این مجامع زمانی وجه قانونی خواهند داشت که حداقل به امضای دو سوم افراد جلسه حاضر در جلسه رسیده باشد.

معمولاً تصمیم‌گیری در مورد موارد زیر به عهده اعضای مجمع عمومی فوق‌العاده است:

• اخذ تصمیم در مورد اضافه کردن شریکی جدید به شرکت؛
• ایجاد تغییرات در اساسنامه؛
• تصمیم‌گیری در رابطه با تغییر نام شرکت ، تغییر موضوع شرکت و تغییر آدرس شرکت؛
• اتخاذ تصمیم در مورد انحلال همیشگی شرکت؛
• اخذ تصمیم برای چگونگی افزایش یا کاهش سرمایه در شرکت؛
• انتخاب بازرس یا بازرسین جدید، تغییر مدیرعامل، تمدید مدت خدمت مدیر عامل و غیره؛
• تعیین سهام ممتازه؛
• تصمیم‌گیری در مورد صدور اوراق قرضه.

درباره هیئت مدیره

گروهی از مدیران شرکت که تعداد آن‌ها را قانون‌گذار تعیین کرده و مسئولیت راهبردی و اداره‌ی امور شرکت را به مدت محدود یا نامحدود برعهده دارند، هیئت مدیره شرکت محسوب می‌شوند. تعداد اعضای هیئت مدیره بستگی به نوع شرکت دارد. مثلاً حداقل تعداد اعضای هیئت مدیره برای شرکت‌های سهامی خاص ۳ نفر و برای شرکت‌های با مسئولیت محدود ۲ نفر است.

برای تشکیل جلسات هیئت مدیره، حضور بیش از نصف اعضای هیئت مدیره ضروری است و تصمیمات جلسه باید به موافقت اکثریت حاضرین برسد مگر این‌که در اساسنامه شرکت اکثریت بیشتری در نظر گرفته شده باشد. جهت به حد نصاب رسیدن جلسه اعضای هیئت مدیره باید شخصاً در جلسات حاضر شوند یا وکیل خود را به جلسه بفرستند.

سِمت اعضای هیئت مدیره

با توجه به تصمیم صاحبان حقوقی شرکت، باید ابتدا اعضای هیئت مدیره درخواست برگزاری جلسه را به منشی شرکت اطلاع دهند و منشی با توجه به ارتباط خود با صاحبان شرکت و همچنین اساسنامه شرکت، زمانی را برای برگزاری جلسه هماهنگ خواهد کرد تا همه‌ی صاحبان سرمایه در زمان تعیین شده در جلسه حاضر باشند.

• رئيس هیئت مدیره: مدیرعامل بالاترین مقام اجرایی شرکت است اما رئيس هیئت‌ مدیره، ارشدترین مدیر در میان اعضای هیئت مدیره است و در رأس امور شرکت قرار دارد. معمولاً رئيس هیئت مدیره از میان سهامداران یا شرکای شرکت انتخاب می‌شود و مسئولیت دعوت سهامداران یا شرکا برای تشکیل جلسات مختلف برعهده‌ی او است. در صورتی که جلسه با اکثریت اعضای شرکت و سهامداران برگزار شود، مسئولیت امضای آگهی دعوت، رئیس هیئت مدیره است.
• نائب رئیس هیئت مدیره: برابر ماده ۱۱۹ قانون تجارت، هرگاه رئيس هیئت مدیره موقتاً نتواند به وظایف خود عمل کند، نائب رئيس مکلف به انجام وظایف او است و درواقع وظایف او جنبه موقتی دارد.
• عضو هیئت مدیره: از اعضای اصلی هیئت مدیره است که در تصمیمات جلسه هیئت مدیره حق رأی نیز دارد.
• مدیر عامل: رکن اجرایی شرکت است و انتخاب او بر عهده هیئت مدیره است و تعیین حدود اختیارات و وظایف و مدت تصدی و دستمزد مدیرعامل نیز برعهده هیئت مدیره است. اگر مدیرعامل از اعضای هیئت مدیره نیز باشد تنها تا زمانی مدیر عامل شرکت خواهد بود، که عضو هیئت مدیره هم باشد.

جلسه هیئت مدیره در صورتی به رسمیت شناخته می‌شود که با حضور کلیه‌ی صاحبان سرمایه برگزار شود و اگر جلسه با حضور اکثریت برگزار شود باید تشریفات دعوت را انجام دهید و در خصوص تشکیل جلسه در روزنامه کثیرالانتشار شرکت نشرآگهی کنید. بدین طریق صاحبان سرمایه تصمیم یا دستور جلسه را به کلیه‌ی شرکا و ذی‌نفعان اعلام خواهند کرد و موضوع تغییرات را در صورتجلسه‌‌ی تنظیم‌شده تأیید می‌کنند.

نکات کلیدی در تنظیم صورتجلسه

ـ تمامی صورتجلسات باید روی سربرگ شخصیت حقوقی مربوطه ثبت شوند و امضای اشخاص ذی‌ سِمَت با مُهر شخصیت حقوقی بر آن بخورد.

ـ در صورتی که جلسه با حضور اکثریت شرکا / سهامدارن تشکیل شده، رعایت تشریفات دعوت طبق اساسنامه شرکت یا قانون تجارت الزامی است.

ـ ممکن است بازرسین و اعضای هئیت مدیره صورتجلسه را امضا نمایند یا این‌که با نامه‌ای جداگانه تأیید خود را اطلاع بدهند. در هر صورت هر گونه مدرکی را باید به صورتجلسه ضمیمه کنید و به اداره «ثبت شرکت‌ها» تحویل بدهید.

ـ پس از تشکیل جلسات لازم شما تنها یک ماه زمان دارید که صورتجلسه را در سامانه ثبت کنید.

ـ باید حتماً صورتجلسه را در چند نسخه تهیه کنید و تمامی اعضای هیئت رئیسه باید این نسخه‌ها را امضا کنند. درنهایت تنها یک نسخه صورتجلسه را باید به اداره ثبت شرکت‌ها بفرستید.

ـ بهتر است یک نسخه از صورتجلسه را حتماً ظرف مدت سه روز پس از پذیرش نهایی در سامانه مربوطه ثبت کنید و همچنین یادتان نرود که نسخه‌ی دیگری از آن را باید به اداره «ثبت شرکت‌ها» ارسال نمایید.

مدارک لازم برای تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت در کرج

برای ثبت تغییرات شرکت در کرج تهیه و ارائه مدارکی که در بالا گفتیم اهمیت بسیار زیادی دارد. مدارک شما بسته به نوع تغییراتی که می‌خواهید در شرکت اعمال کنید، متغیر است. ابتدا باید اساسنامه و مدارک شناسایی اعضای شرکت را آماده کنید. در صورت وجود تغییرات در هیئت مدیره، مدارک شناسایی افراد جدید یا اعضای اسبق شرکت را نیاز دارد. همچنین مدارک مرتبط با تغییرات سرمایه از جمله مدارک بانکی یا اسناد مالی نیز ضروری هستند.

اگر می‌خواهید تغییری در نوع فعالیت یا آدرس شرکت ایجاد کنید باید مدارک مرتبط با فعالیت جدید یا آدرس جدید را هم ضمیمه باقی مدارک کنید. همچنین اگر لازم است باید مجوزهای مربوط به فعالیت جدید شرکت را نیز اخذ کنید. یکی از مهم‌ترین قسمت ثبت مدارک، امضاهای معتبر روی تمام مدارک و همچنین صورتجلسه تغییرات شرکت است.

پس همان‌طور که گفتیم برای اعمال تغییرات و تصمیم‌گیری در رابطه با این تغییرات باید جلسه‌ای تشکیل دهید و همچنین پس از تصمیم‌گیری باید این تغییرات را در صورتجلسه‌ای به ثبت برسانید. به‌طور کلی برای تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت نیاز به مدارک زیر دارید:

• مدارک هویتی صاحبان سرمایه (شناسنامه + کارت ملی)؛
• مدارک هویتی شرکت (اساسنامه، اظهارنامه و روزنامه رسمی آخرین تغییرات اعمال شده)؛
• مدارک هویتی مدیر عامل و اعضای هیئت مدیره‌ای که خارج از صاحبان سرمایه انتخاب شده‌اند؛
• مدارک هویتی بازرسان (بسته به نوع شرکت) و هر اعضای خارج از شرکا؛
• مدارک هویتی نمایندگان صاحبان سهام؛
• ارائه لیست آخرین سهامداران و میزان سهام یا سهم الشرکه هر شخص حقیقی یا حقوقی؛

بابت انجام تغییرات شرکت یا موسسه نباید هیچ‌گونه بدهی مالیاتی یا بدهی به روزنامه رسمی و کثیرالانتشار و بیمه و ارزش افزوده داشته باشید تا بتوانید تغییرات درخواستی را به ثبت برسانید. اگر در زمینه مدارک برای تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت سؤالی داشتید، با کارشناسان مؤسسه حقوقی ایلیاکو تماس بگیرید.

چطور تغییرات شرکت را به ثبت برسانیم؟

برای ثبت تغییرات شرکت باید چند مرحله اساسی را به طور مشخصی طی کنید. پس از تشکیل جلسه و تنظیم صورتجلسه که در آن تغییرات مورد نظرتان به تصویب رسیده است باید صورتجلسه تنظیم شده با امضای تمامی اعضا را در سامانه «اداره ثبت شرکت‌ها» به ثبت برسانید. پس برای ثبت تغییرات شرکت به صورت قانونی باید مراحل زیر را به ترتیب طی کنید:

۱. برگزاری جلسه در قالب مورد نظر و تصویب تغییرات.

۲. تنظیم صورتجلسه با امضای تمامی اعضای حاضر در جلسه.

۳. ثبت تغییرات از طریق سامانه «اداره ثبت شرکت‌ها».

۴. اصل صورتجلسه یا صورتجلسات برگزار شده را باید به اداره ثبت شهر کرج تحویل بدهید.

۵. منتظر تأیید و ثبت نهایی کارشناسان اداره مربوطه بمانید.

۶. پرداخت هزینه‌های روزنامه رسمی و انتشار‌ آگهی ثبت تغییرات شرکت در روزنامه کثیرالانتشار.

هزینه ثبت تغییرات شرکت در کرج

هزینه ثبت تغییرات شرکت در کرج بسیار بستگی به نوع شرکت، فعالیت و نوع تغییرات و تعداد صورتجلسه‌های برگزار شده دارد. مثلاً ممکن است تغییرات شرکت نیاز به مدارک اضافی داشته باشد که باید هزینه‌های آن‌ها را به‌طور جداگانه حساب کنید. اولین هزینه برای تغییرات شرکت مربوط به صورتجلسه تغییرات شرکت است که باید هزینه‌های قانونی مربوط به ثبت آن را پرداخت کنید.

مثلاً اگر می‌خواهید نسبت به افزایش سرمایه شرکت اقدام کنید باید هزینه‌های مربوط به ثبت افزایش سرمایه را بپردازید و در صورتی‌که قرار است تغییرات مدیریتی در شرکت خود ایجاد کنید، باید هزینه‌های مربوط با تسویه حساب یا تغییر اعضای هیئت مدیره را نیز اضافه کنید. هنگام ثبت مدارک در سامانه «اداره ثبت شرکت‌ها» نیز باید هزینه‌های لازم را پرداخت کنید که احتمالاً شامل هزینه حق ثبت آنلاین یا خدمات الکترونیکی خواهد شد.

به طور کلی برای ثبت تغییرات شرکت یا مؤسسات غیرتجاری باید هزینه‌های زیر را در نظر بگیرید:

• حق الوکاله وکیل و پرداخت حق التمبر (بستگی به تصمیم شرکت دارد و انتخاب وکیل اختیاری است)؛
• تنظیم و ثبت معرفی نامه‌های اشخاص حقوقی شرکت از جمله معرفی‌نامه اشخاص حقوقی سهامدار و استعلام‌های مربوطه برای اشخاص حقوقی؛
• اخذ کد فراگیر اشخاص غیر ایرانی؛
• هزینه ورود سیستمی کلیه صورتجلسات تنظیم شده؛
• هزینه پست و پاکت‌های مربوط برای ارسال مدارک تغییرات شرکت به اداره ثبت شرکت‌ها؛
• پرداخت حق‌الثبت صورتجلسات تغییرات شرکت که بابت هر صورتجلسه جداگانه در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها اخذ می‌گردد؛
• پرداخت هزینه روزنامه رسمی (بستگی به تعداد خطوط و کلمات و نوع نشرآگهی دارد)؛
• پرداخت هزینه روزنامه کثیرالانتشار شرکت.

دقت کنید که هزینه‌های بالا همگی نسبی هستند و مدت زمان ثبت تغییرات شرکت یا مؤسسات غیرتجاری زمانی بین ۷ الی ۲۰ روز کاری متغیر است. اگر می‌خواهید در زمینه هزینه ثبت تغییرات شرکت در کرج به‌طور دقیق مطلع شوید، با کارشناسان مؤسسه حقوقی ایلیاکو تماس بگیرید.

تأثیر مثبت ثبت تغییرات شرکت در کرج بر استراتژی‌های تجاری

همان‌طور که با مطالعه این مطلب متوجه شدید بهتر است که تغییرات اساسی در اساسنامه شرکت را حتماً به ثبت برسانید و هنگام تنظیم صورتجلسه دقت لازم را به خرج دهید تا مجبور نشوید بابت ثبت تغییرات شرکت هزینه‌های اضافی پرداخت کنید یا بیش از اندازه معطل شوید. شما با ثبت تغییرات شرکت در کرج یک تصویر شفاف و دقیق از وضعیت شرکت خود ارائه می‌دهید و بدین طریق راحت‌تر می‌توانید سرمایه‌گذاران را به شرکت خود جذب کنید.

اگر در زمینه ثبت تغییرات شرکت نیاز به اطلاعات بیشتر داشتید با کارشناسان مؤسسه حقوقی ایلیاکو تماس بگیرید یا ثبت تغییرات شرکت خود را به کارشناسان این مؤسسه بسپارید.